Procedura de raportare a abaterilor etice, a neregulilor sau a oricăror încălcări ale legii prin dispozitivele de alertă profesională (avertizare de integritate)

Politica

În concordanță cu politicile ELECTRICA FURNIZARE S.A. (“Societatea”) și Codul Etic, Comitetul de Audit se angajează să asigure că activitatea Societății se desfasoară cu onestitate și integritate.

Scopul avertizării de integritate este să protejeze compania în fața abaterilor etice, a fraudelor și a oricăror aspecte de neconformitate care ar aduce prejudicii de imagine, comerciale sau ar atrage sancțiuni legale, reducând prestigiul și profitabilitatea Societății

Principalele obiective ale acestei proceduri sunt:

  • Să încurajeze orice angajat, client, furnizor, contractant si sub-contractant al Societatii care are relatii cu privire la activitatea desfasurata de Societate sa raporteze orice actiune a unui angajat sau a unei alte persoane care actioneaza in numele Societatii ce ar incalca legea sau normele interne de etica si conduita in afaceri ale Societatii, cat mai rapid posibil, avand increderea ca sesizarea va fi luata in serios, investigata corect si cu asigurarea confidentialitatii avertizorului;
  • Să furnizeze avertizorului indrumare cu privire la modul in care sa isi expuna aceste sesizari/reclamatii;
  • Să asigure avertizorul de lipsa oricaror represalii in cazul in care acesta a expus problemele cu buna-credinta;
  • Să asigure respectarea drepturilor persoanelor ce fac obiectul sesizarilor.

Procedura de primire a sesizarilor

Orice angajat, client, furnizor, contractant si sub-contractant al Societatii care are legatura cu activitatea acesteia, poate depune in conditii care asigura pastrarea confidentialitatii identitatii sale, sesizari sau reclamatii privind orice actiune a unui angajat sau a unei alte persoane care actioneaza in numele Societatii care ar incalca legea sau normele interne de etica si conduita in afaceri ale Societatii prin intermediul unui prestator de servicii dedicate, independent de Societate (“Prestatorul”), fara teama de concediere sau represalii de orice natura. Avertizorii pot inainta sesizarile/reclamatiile prin e-mail si linie telefonica, utilizand informatiile de mai jos. Sesizarile si reclamatiile vor fi marcate de catre avertizori cu mentiunea “Confidential”.

  • E-mail: sesizari@managementparticipativ.info.ro, adresă securizată pentru protectia avertizorului si a companiei
  • Telefon: +40.316.301.543
  • În atenția: Consilierului pentru politica de avertizare

Societatea atrage atenția asupra faptului că sesizarea cu rea-credință nu reprezintă avertizare de integritate. Prin sesizare cu rea-credință se înțelege acea sesizare cu privire la o faptă despre care avertizorul știe că nu este reală. Simpla neconfirmare a unei sesizări nu echivalează cu considerarea ei ca fiind formulată cu rea-credință.

Domeniul de aplicare a acestei Proceduri

Această Procedură acoperă toate sesizările privind iregularitățile sau abaterile de la lege sau normele interne de etică și conduită în afaceri ale Societății, inclusiv conduita generală, operațională sau financiară, precum:

  • infracțiuni de corupție, infracțiuni asimilate infracțiunilor de corupție, infracțiuni în legătură directă cu infracțiunile de corupție, infracțiunile de fals și infracțiunile de serviciu sau în legătură cu serviciul;
  • abateri în legatură cu contabilitatea, controlul financiar-contabil sau auditul intern;
  • încălcări ale procedurilor de achiziții;
  • practici sau tratamente preferenţiale ori discriminatorii în exercitarea atribuţiilor;
  • încălcarea prevederilor privind incompatibilităţile şi conflictele de interese;
  • folosirea abuzivă a resurselor materiale sau umane ale societății;
  • încălcarea prevederilor legale privind achizițiile publice și finanțările nerambursabile;
  • incompetenţa sau neglijenţa în serviciu;
  • evaluări neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare şi eliberare din funcţie;
  • practici neconcurențiale;
  • încălcări ale procedurilor sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
  • emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelare contrare Electrica Furnizare S.A. sau a a moralei publice;
  • încălcări care pun în pericol angajații, relația Societății cu terțe părți sau reputația Societății;
  • orice altă încălcare gravă a legislației sau a normelor interne de etică și conduită în afaceri ale Societății.

Procedura de tratare a sesizărilor

1. Primirea sesizării

Preluarea sesizărilor va fi făcută de Prestator, care ulterior anonimizării reclamației, o va transmite Directorului Departamentului Audit Intern. Directorul Departamentului Audit Intern va transmite sesizarea spre instrumentare compartimentelor de specialitate ale Societății, în funcție de responsabilitățile acestora. Investigarea sesizărilor primite de la avertizorii de integritate este o atribuție de serviciu a departamentelor specializate din Electrica și este tratată cu prioritate. Procedura de investigare a reclamațiilor se va derula în acord cu recomandările europene formulate de Grupul de Lucru Art. 29. Pentru motive bine întemeiate, Directorul Departamentului Audit Intern poate decide o altă strategie adecvată pentru investigarea sesizării primite de la avertizorul de integritate, inclusiv desemnarea altor persoane responsabile cu soluționarea reclamației sau contractarea unui expert independent. În măsura în care sesizarea face referire la chestiuni semnificative pentru activitatea Societății, se impune informarea imediată a Directorului General și a Președintelui Comitetului de Audit. Directorul Departamentului Audit Intern va înainta de îndată o copie a sesizării către aceștia. În măsura în care fapta reclamată se referă la Directorul General sesizarea se va transmite de către prestator și Consiliului de Administrație în paralel cu transmiterea către Departamentul Audit Intern. În cazul în care un membru al Consiliului de Administrație este subiectul sesizării, Prestatorul va informa imediat Directorul General, Directorul General va informa imediat Președintele Consiliului de Administrație sau Președintele Comitetului de Audit. În urma investigației efectuate, structura desemnată responsabilă cu investigarea sesizării va emite un raport pe care îl va comunica Directorului General și Departamentului Audit Intern. Pe baza raportului emis, Directorul General sau alte persoane desemnate responsabile vor lua măsurile care se impun, precum:

  • cercetare disciplinară/administrativă;
  • sesizarea organelor de cercetare penală;- reluarea unor proceduri;
  • propuneri de îmbunătățire a politicilor și regulamentelor Societății pentru a preveni repetarea riscurilor și abaterilor;
  • introducerea rezoluției cazului în Raportul trimestrial catre Consiliul de Administrație privind avertizările de integritate.

În cazul în care Directorul General se află în potențial conflict de interese în raport cu obiectul sesizării, Departamentul Audit Intern va comunica raportul de investigație către Comitetul de Audit.

Prezenta procedură se detaliază și completează cu termenii de referintă stabiliți de Consiliul de Administrație și Directorul General pentru prestator.

2. Confidențialitate

Prestatorul independent de servicii se obligă să păstreze confidențialitatea datelor avertizorului în măsura în care nu este obligată prin lege să procedeze diferit. Ca excepție de la această regulă, la solicitarea expresă în acest sens din partea avertizorului, Prestatorul va dezvălui Directorului Departamentului Audit Intern identitatea avertizorului. Cu toate acestea, este posibil să fie necesară dezvăluirea identității avertizorului în cazul în care vor fi demarate proceduri judiciare ca urmare a investigației. Societatea speră ca garanțiile oferite prin prezenta Procedură sunt suficiente pentru a determina orice potențial avertizor să fie de acord să își dezvăluie identitea. Cu toate aceste, în cazul în care o persoană dorește să depună o sesizare anonimă, acest lucru este posibil.

3. Drepturile persoanei raportate

Societatea se obligă să aducă la cunoștința persoanei investigate existența unei sesizări și obiectul acesteia, identitatea persoanelor care investighează sesizarea, precum și drepturile sale privind prelucrarea datelor cu caracter personal, în special dreptul de acces, de intervenție asupra datelor și de opoziție și modalitatea în care aceste drepturi pot fi exercitate. Această informare poate fi amânată în cazul în care ar exista riscul ca informarea persoanei raportate să afecteze buna desfășurare a investigației. În plus, Societatea se obligă să proceseze doar datele cu caracter personal care sunt exacte, adecvate, pertinente și neexcesive. Aceste date vor fi transformate în date anonime imediat ce sesizarea va fi respinsă, sau în termen de doua luni de la momentul finalizării sesizării în cazul în care aceasta se va dovedi fundamentată. Termenul de două luni poate fi depășit în cazul în care vor fi demarate proceduri judiciare ca urmare a sesizării.

4. Procedura de interzicere a represaliilor

Directorul General, precum și toți factorii responsabili ai Societății trebuie să se asigure că avertizorul, oricare angajat sau persoană fizică sau juridică care oferă informații, sau care determină ca informațiile să fie dezvăluite, sau care participă la investigarea sesizărilor, este protejat împotriva represaliilor prin:

  • Interzicerea cu strictețe a represaliilor. Represaliile sunt de asemenea interzise și în situația în care în urma investigațiilor se stabilește că sesizarea nu se susține, dar a fost făcută cu bună-credință;
  • Instruirea tuturor salariaților, inclusiv a managementului superior cu privire la interzicerea represaliilor;
  • Demararea unor acțiuni disciplinare sau alte acțiuni stabilite de lege sau de normele interne ale Societății, asupra angajaților care exercită represalii asupra avertizorului, ori asupra angajatului sau asupra altei persoane fizice sau juridice care oferă informații sau care determină ca informațiile să fie dezvăluite, ori care participă la investigații. În acest sens, Societatea atrage atenția asupra faptului că orice fel de represalii constituie abatere disciplinară gravă care poate atrage concedierea.

Directorul Departamentului Audit Intern va păstra înregistrările tuturor sesizărilor ce se află sub incidența prezentei Proceduri și va informa periodic Comitetul de Audit sau la cererea membrilor Comitetului de Audit cu privire la rezultatele investigațiilor și la măsurile dispuse. Directorul Departamentului Audit Intern va elabora un raport trimestrial cu privire la sesizările primite, care cuprinde, între altele, date despre, obiectul sesizărilor, compartimentul Societății desemnat responsabil cu investigația, stadiul investigației, soluția și măsurile adoptate, dupa caz.

Raportarea și arhivarea sesizărilor și a investigațiilor

Copii ale tuturor documentelor aferente sesizărilor și investigațiior, după ce vor fi transformate în date anonime datele cu caracter personal, vor fi arhivate conform procedurii interne de arhivare.

***

Prezenta Procedură a fost adoptată de Consiliul de Administrație la data de 30.01.2015 și va fi adusă la cunoștința tuturor angajaților Societății și a persoanei care acționează în numele Societății. Aceștia au obligația de a se conforma prevederilor acestei Proceduri. Societatea va aduce la cunoștință această procedură partenerilor săi de afaceri.

În cazul în care aveți orice neclaritatea sau întrebare în legătură cu prezenta Procedură vă rugăm să contactați Departamentul Audit Intern.

Avertizează